Colaborar ya no es solamente una buena actitud

Durante mucho tiempo, hablar de trabajo colaborativo podía asociarse con conceptos como cooperación, predisposición o buena comunicación entre compañeros. En el contexto empresarial actual, eso ya no alcanza.

El trabajo colaborativo debe pensarse como una forma de organizar el trabajo.

Esto significa que varias personas construyen un resultado común sobre información compartida, pero lo hacen dentro de un sistema que establece quién participa, qué responsabilidad tiene cada persona, dónde se encuentra la información, cómo se modifica, cómo se comunica y cuáles son los canales que deben utilizarse.

La diferencia es importante. Cuando la colaboración depende exclusivamente de la voluntad individual, puede funcionar mientras el equipo es pequeño o el trabajo es sencillo. Pero cuando aumenta la cantidad de personas, documentos, áreas y decisiones involucradas, esa informalidad comienza a generar problemas.

La colaboración eficiente necesita diseño.

Los cuatro pilares de un sistema colaborativo

Un modelo de trabajo colaborativo organizado se sostiene, fundamentalmente, sobre cuatro elementos.

Objetivos comunes.

Las personas deben saber cuál es el resultado que están construyendo. No alcanza con que cada integrante complete correctamente su propia tarea si esas tareas no están coordinadas hacia un mismo objetivo.

Roles y responsabilidades claras.

Cada participante necesita conocer qué debe hacer, qué puede modificar, qué decisiones le corresponden y cuál es su responsabilidad dentro del proceso.

Reglas de trabajo.

Es necesario acordar cómo se trabaja con la información: dónde se guarda, cuál es la versión válida de un documento, cómo se comparte, cómo se realizan modificaciones y qué canales se utilizan para comunicarse.

Herramientas compartidas.

La tecnología debe permitir sostener ese modelo de trabajo. Las herramientas no reemplazan las reglas, pero hacen posible aplicarlas de una manera ordenada y consistente.

Cuando estos cuatro componentes funcionan juntos, la colaboración deja de depender de acuerdos improvisados y pasa a formar parte de la operación normal de la empresa.

Trabajo individual, trabajo en equipo y trabajo colaborativo no son lo mismo

También es importante diferenciar el trabajo colaborativo de otras formas de organización que conviven habitualmente dentro de una empresa.

Trabajo individual

Una persona desarrolla una tarea de manera autónoma y es responsable de su resultado.

Por ejemplo, un analista puede preparar un informe completo: recopilar los datos, analizarlos, redactar las conclusiones y producir la versión final.

Este modelo no tiene nada de incorrecto. Existen muchas tareas que requieren concentración, especialización o responsabilidad individual.

Trabajo en equipo

Varias personas trabajan sobre un objetivo común, pero el trabajo suele dividirse en partes.

Por ejemplo, al preparar una presentación corporativa, una persona puede trabajar con los datos, otra elaborar las diapositivas y una tercera redactar los contenidos. Finalmente, esas partes se integran en un único resultado.

Existe coordinación, pero cada participante produce fundamentalmente su propia parte.

Trabajo colaborativo

En el trabajo colaborativo, en cambio, las personas construyen el resultado conjuntamente desde el inicio.

Un equipo puede trabajar sobre un mismo documento compartido, realizar modificaciones, agregar comentarios y revisar el contenido mientras los demás integrantes también participan del proceso.

Por eso, la diferencia no está simplemente en la cantidad de personas involucradas.

En el trabajo individual y en gran parte del trabajo en equipo, el centro está puesto en las tareas que realiza cada persona. En el trabajo colaborativo, el eje se desplaza hacia el proceso compartido y la construcción conjunta del resultado.

Y los tres modelos pueden ser perfectamente válidos. La organización debe saber cuál corresponde utilizar en cada situación.

“Yo tengo la última versión”

Probablemente exista una frase que resuma mejor que ninguna otra los problemas de una colaboración mal organizada:

“Yo tengo la última versión.”

Hasta que otra persona responde:

“No, la última la tengo yo.”

Los archivos duplicados y los errores de versión son uno de los síntomas más visibles de un sistema de trabajo que no está correctamente definido.

Aparecen entonces archivos como:

·       Informe final

·       Informe final v2

·       Informe definitivo

·       Informe definitivo nuevo

·       Informe final corregido

El nombre puede cambiar, pero el problema es siempre el mismo: nadie puede asegurar rápidamente cuál es la fuente correcta de información.

Esto sucede cuando varias personas descargan archivos, realizan cambios sobre copias diferentes, los vuelven a enviar por correo o los almacenan en distintas ubicaciones.

El problema no es simplemente que haya muchos archivos. El verdadero problema es que se pierde la posibilidad de determinar con claridad:

·       cuál es la versión vigente;

·       quién realizó determinada modificación;

·       qué información fue utilizada;

·       y cuál debe tomarse como referencia.

El costo oculto del desorden

Estas situaciones suelen parecer pequeños inconvenientes administrativos, pero su impacto es mucho mayor.

Cuando la información está dispersa, las personas empiezan a invertir tiempo en actividades que no generan ningún valor.

Primero hay que localizar el archivo correcto.

Después hay que verificar si está actualizado.

Luego puede ser necesario comparar versiones.

Y, en algunos casos, parte del trabajo deberá hacerse nuevamente porque otra persona ya estaba trabajando simultáneamente sobre una copia diferente.

El resultado puede incluir:

·       pérdida de tiempo;

·       duplicación de tareas;

·       retrabajo;

·       decisiones tomadas con información desactualizada;

·       errores en documentos y entregables;

·       conflictos entre integrantes del equipo;

·       y menor confianza en la información disponible.

Por eso, cuando un equipo pierde tiempo constantemente buscando archivos o preguntando cuál es la última versión, el problema no debería atribuirse automáticamente a las personas.
Muchas veces lo que está fallando es el sistema utilizado para organizar el trabajo.

Comunicación desordenada: cuando el problema deja de ser solamente operativo

El mismo fenómeno aparece con la comunicación.

Si una empresa no define qué canales deben utilizarse para cada tipo de intercambio, la información termina distribuida entre correos electrónicos, mensajes, conversaciones individuales y diferentes herramientas.

Entonces resulta difícil reconstruir qué se decidió, quién recibió determinada información o dónde quedó registrada una conversación importante.

El riesgo aumenta todavía más cuando se utilizan canales sin criterios claros para enviar información sensible o documentación empresarial.

El problema puede comenzar con algo aparentemente pequeño y terminar teniendo consecuencias mucho mayores.

Imagine, por ejemplo, que una lista de precios interna es enviada por correo electrónico al destinatario equivocado y llega accidentalmente a un cliente.

La secuencia es sencilla:

Causa: se utiliza incorrectamente un canal de comunicación o no se controla adecuadamente el destinatario.

Impacto operativo: una persona externa recibe información que no debía recibir.

Impacto organizacional: pueden producirse conflictos comerciales, pérdida de confianza, problemas con otros clientes y deterioro de la imagen de la empresa.

Este ejemplo permite comprender algo fundamental: el desorden de la información y la comunicación no permanece aislado dentro de una computadora o una carpeta. Puede terminar afectando relaciones comerciales y decisiones de toda la organización.

El problema de no tener una fuente única confiable

Otro de los principios fundamentales del trabajo colaborativo consiste en poder determinar cuál es la fuente válida de información.

Cuando los datos se encuentran distribuidos entre archivos diferentes, carpetas personales, correos electrónicos y copias locales, la organización pierde algo más importante que el orden: pierde visibilidad.

Y sin visibilidad resulta difícil medir, controlar o mejorar los procesos.

Si no sabemos cuál es la información correcta, tampoco podemos saber con certeza:

·       qué decisión se tomó;

·       sobre qué datos se tomó;

·       quién modificó determinada información;

·       qué tarea ya fue realizada;

·       o dónde se produjo un error.

Por eso, centralizar la información no es solamente una cuestión de comodidad. Forma parte de la trazabilidad necesaria para gestionar el trabajo.

De una causa operativa a un problema organizacional

Los problemas derivados de una mala gestión de la información suelen seguir una secuencia bastante clara:

Desorden en la información o en la comunicación → problema operativo → impacto organizacional.

Por ejemplo:

Información duplicada → se utiliza una versión equivocada → se toma una decisión incorrecta.

Canales de comunicación mal definidos → un mensaje llega a la persona equivocada → se produce un conflicto.

Información dispersa → distintas personas repiten la misma tarea → aumentan los costos y los tiempos.

Falta de trazabilidad → nadie puede determinar cómo se llegó a determinado resultado → disminuye la capacidad de control y mejora.

Esta relación es importante porque permite dejar de tratar estos problemas como incidentes aislados.

Cuando las mismas situaciones se repiten, probablemente no estemos frente a errores individuales sino frente a un problema de organización del trabajo.

No existe un único tipo de trabajo correcto

Una empresa no necesita transformar absolutamente todas sus actividades en trabajo colaborativo.

En una misma organización conviven permanentemente:

·       tareas individuales;

·       trabajos realizados por equipos;

·       y procesos verdaderamente colaborativos.

Cada modalidad tiene sentido según la naturaleza de la actividad.

El problema aparece cuando la empresa no define cómo debe gestionarse la información y la comunicación en cada una de ellas.
Independientemente de que una persona trabaje sola o junto con otras diez, deberían existir criterios claros sobre cuestiones básicas:
  1. ¿Dónde debe guardarse la información?
  2. ¿Cuál es la fuente válida?
  3. ¿Cómo se comparte?
  4. ¿Quién puede modificarla?
VIDEO RELACIONADO

Trabajo colaborativo en empresas: cómo evitar desorden, errores y versiones duplicadas

El trabajo colaborativo no consiste simplemente en trabajar juntos. En este video se explica cómo organizar roles, información, reglas y canales de comunicación para reducir archivos duplicados, errores de versión, retrabajo y pérdida de tiempo dentro de una empresa.