Diseñar mejor en PowerPoint: temas, patrones y diseños

Antes de diseñar, conviene decidir desde dónde empezar

Cuando creamos una presentación nueva en PowerPoint, una de las primeras decisiones consiste en elegir entre comenzar con una presentación en blanco o utilizar alguno de los temas y modelos prediseñados disponibles.

Las dos alternativas son válidas, pero responden a necesidades diferentes.

Si la presentación debe respetar una identidad visual corporativa, comenzar desde una presentación en blanco suele ser una muy buena decisión.

En ese caso probablemente sea necesario trabajar con elementos definidos por la organización:

• logotipo;

• colores corporativos;

• tipografías determinadas;

• estilos de títulos y textos;

• posición de determinados elementos;

• tamaños y proporciones;

• criterios gráficos comunes para todas las diapositivas.

Cuando estas condiciones ya existen, partir de un diseño muy elaborado puede generar más trabajo que beneficios, porque primero tendremos que eliminar o modificar formatos que no necesitamos.
Por el contrario, cuando no existe una identidad visual definida o necesitamos desarrollar una presentación con mayor libertad, los temas que ofrece PowerPoint pueden funcionar como un excelente punto de partida.

Los temas no son diseños cerrados

Elegir un tema no significa quedar obligado a utilizarlo exactamente como aparece.

Los temas prediseñados pueden servir como base para comenzar a trabajar y posteriormente modificar colores, tipografías y otros elementos visuales.

PowerPoint también ofrece variantes de un mismo tema, lo que permite obtener diferentes combinaciones visuales sin tener que reconstruir toda la presentación desde cero.

Además, según la versión utilizada, la cantidad de temas, modelos y sugerencias disponibles puede variar.

Lo importante es entender que un tema puede ahorrar tiempo cuando se acerca a la estética que necesitamos. Pero si hay que cambiar prácticamente todo, probablemente resulte más eficiente comenzar con una presentación en blanco y construir una estructura propia.

Tema, patrón y diseño: tres conceptos que conviene diferenciar

Uno de los puntos que suele generar mayor confusión en PowerPoint es la relación entre tema, patrón de diapositivas y diseño de diapositiva.

No son exactamente lo mismo.

El tema

El tema establece una línea visual general para la presentación.

Define buena parte de su apariencia y permite trabajar con combinaciones coherentes de colores, tipografías y estilos.

Es, de alguna manera, el punto de partida visual.

El patrón de diapositivas

El patrón funciona en un nivel más global.

Permite establecer elementos que deben mantenerse de forma consistente a lo largo de la presentación.

Por ejemplo, desde allí podemos definir:

• tipografías;

• colores;

• estilos generales;

• ubicación de determinados elementos;

• logotipos;

• fondos;

• criterios visuales que se repetirán.

Su principal ventaja es sencilla: los cambios generales no necesitan realizarse diapositiva por diapositiva.

Si una organización decide modificar la posición del logotipo o cambiar determinados criterios tipográficos, resulta mucho más eficiente realizar ese ajuste sobre la estructura general que corregir manualmente decenas de diapositivas.

Dentro del patrón existen distintos diseños

Una presentación no necesita que todas las diapositivas tengan exactamente la misma estructura.

Por eso, dentro de ese sistema general existen distintos diseños de diapositiva.

Podemos encontrar, por ejemplo:

• una diapositiva de título;

• una diapositiva para iniciar una sección;

• diseños con título y contenido;

• diseños con dos zonas de contenido;

• diapositivas con solamente un título;

• diapositivas completamente en blanco.

Cada diseño responde a una necesidad diferente, pero todos pueden mantener la misma identidad visual general.

Esta relación es importante: el patrón mantiene la coherencia global y los diseños permiten variar la estructura según el contenido que necesitamos presentar.

Elegir el diseño antes de cargar demasiado contenido

Al crear una nueva diapositiva podemos seleccionar directamente el diseño que necesitamos.

También es posible cambiar posteriormente el diseño de una diapositiva ya creada.

Sin embargo, hay una consideración práctica importante: cuanto más contenido tenga una diapositiva, más inconveniente puede resultar cambiar su diseño.

PowerPoint conservará el contenido existente, pero si la nueva estructura es muy diferente es probable que tengamos que reacomodar objetos, modificar tamaños y corregir posiciones.

Por eso, siempre que sea posible, conviene pensar primero qué tipo de información vamos a mostrar y seleccionar el diseño adecuado antes de comenzar a completar la diapositiva.

Es un pequeño hábito que evita bastante trabajo posterior.

Los marcadores no son contenido

Dentro de muchos diseños aparecen cuadros con indicaciones para incorporar títulos, textos u otros objetos.

Esos elementos reciben el nombre de marcadores.

Aunque visualmente podamos ver instrucciones dentro de ellos, esas indicaciones no forman parte de la presentación final.

El marcador es simplemente una ayuda para indicarnos dónde y cómo podemos colocar información.

Si iniciamos la presentación sin haber introducido contenido en ellos, esas indicaciones no aparecerán ante el público.

Esta diferencia es importante porque permite trabajar con una estructura previa sin tener que borrar instrucciones antes de presentar.

Los marcadores pueden contener mucho más que texto

Un marcador no necesariamente está destinado solamente a escribir.

Según el diseño utilizado, puede permitir insertar distintos tipos de contenido:

• texto;

• listas;

• tablas;

• gráficos;

• imágenes;

• otros elementos disponibles en PowerPoint.

Por ejemplo, podemos utilizar un marcador de contenido para insertar directamente un gráfico. PowerPoint colocará el objeto dentro del espacio previsto por el diseño, respetando buena parte de la estructura definida previamente.

Esto permite trabajar de una manera mucho más ordenada que insertar todos los objetos libremente y después intentar alinearlos manualmente.

No es obligatorio utilizar todos los marcadores

Los diseños son una ayuda, no una obligación.

Si una diapositiva contiene dos marcadores y solo necesitamos uno, podemos utilizar únicamente el necesario.

También podemos eliminar un marcador que no vayamos a utilizar.

La estructura de un diseño nos propone una organización, pero seguimos teniendo libertad para adaptarla al contenido real de cada diapositiva.

Lo importante es no confundir esa flexibilidad con trabajar sin ningún criterio.

Una presentación puede permitir excepciones y, al mismo tiempo, mantener una estructura visual consistente.

Las sugerencias automáticas también pueden ayudar

En versiones recientes de PowerPoint pueden aparecer paneles con sugerencias de diseño.

Su objetivo es proponer rápidamente distintas formas de organizar visualmente el contenido de una diapositiva.

Estas sugerencias pueden resultar útiles cuando necesitamos trabajar con rapidez o buscamos alternativas de composición.

Sin embargo, no reemplazan una decisión de diseño.

Si estamos trabajando con una presentación corporativa que debe respetar criterios muy definidos, probablemente sea más importante mantener la identidad establecida que aceptar automáticamente una propuesta visual.

La herramienta puede sugerir. La decisión final sigue dependiendo del objetivo de la presentación.

Coherencia visual sin repetir trabajo

La principal ventaja de comprender correctamente estos elementos aparece cuando la presentación empieza a crecer.

En una presentación de cinco diapositivas, corregir manualmente un formato puede parecer poco importante.

En una presentación de cuarenta, cincuenta o cien diapositivas, deja de serlo.

Si cada título fue formateado manualmente, cada logotipo fue colocado de manera independiente y cada elemento se ubicó “a ojo”, cualquier cambio posterior puede convertirse en una tarea enorme.

Cuando la estructura fue pensada desde el patrón y los diseños, gran parte de ese trabajo se centraliza.

Esto mejora dos aspectos al mismo tiempo:

• La productividad, porque se reducen las correcciones repetitivas.
• La consistencia visual, porque las diapositivas comparten criterios comunes.

El diseño comienza antes de agregar contenido

Una de las mejores prácticas al crear una presentación es dedicar unos minutos iniciales a definir su estructura.

Antes de llenar diapositivas conviene resolver:

• qué identidad visual tendrá la presentación;

• si utilizaremos un tema existente o una estructura propia;

• qué elementos deberán repetirse;

• qué diseños necesitaremos;

• dónde aparecerán títulos, textos e imágenes;

• qué elementos deben formar parte del patrón;

• qué excepciones serán realmente necesarias.

Ese tiempo inicial no demora el trabajo.

En realidad, evita corregirlo después.

Y cuanto más extensa o más importante sea la presentación, mayor será el beneficio.

Una buena presentación no debería sentirse improvisada

Temas, patrones, diseños y marcadores no son solamente funciones técnicas de PowerPoint, son herramientas para construir un sistema visual.Cuando están bien utilizados, el público no debería notar que existe un patrón o que una determinada diapositiva proviene de un diseño  preestablecido.

Lo que sí debería percibir es otra cosa: orden, consistencia, claridad y una presentación que parece formar parte de una misma identidad de principio a fin.

Ese es, finalmente, el verdadero objetivo de trabajar correctamente con la estructura de una presentación.