Cuando trabajamos con dashboards, uno de los puntos más importantes es definir dónde estarán almacenados los datos que los alimentan. Si el archivo de origen se encuentra en OneDrive, podemos conectarlo directamente con Power Query y evitar tener que importar manualmente la información cada vez que cambia.
La ventaja principal es que Power Query mantiene una conexión con el archivo de origen. De esta manera, los datos pueden transformarse, cargarse en Excel y posteriormente actualizarse mediante la misma consulta.
Obtener la ubicación del archivo en OneDrive
El primer paso consiste en localizar en OneDrive el archivo que contiene los datos que queremos utilizar.
No es necesario abrirlo. Desde Mis archivos, ubicamos el documento, lo seleccionamos y accedemos al menú de los tres puntos para ingresar en Detalles.
En el panel que aparece a la derecha encontraremos la información correspondiente a la ruta del archivo. Desde allí podemos copiar la dirección que posteriormente utilizaremos para establecer la conexión desde Excel.
Esta dirección funciona como el vínculo entre el archivo almacenado en la nube y Power Query.
Crear la conexión desde Excel
Una vez copiada la ruta, abrimos Excel y accedemos a:
Datos > Obtener datos > Desde otras fuentes > Desde Web
En la ventana que aparece pegamos la dirección que obtuvimos desde OneDrive.
Power Query se conecta entonces al archivo y muestra, mediante el Navegador, los diferentes elementos disponibles. Si el libro contiene varias hojas, podemos utilizar la vista previa para identificar cuál de ellas contiene la información que necesitamos.
Incluso es posible seleccionar varios elementos y crear más de una conexión dentro del mismo archivo.
¿Cargar o transformar los datos?
Una vez seleccionada la hoja, Power Query ofrece diferentes alternativas.
Si elegimos Cargar, los datos pasan directamente a Excel.
Pero si necesitamos revisar, limpiar o modificar la información antes de utilizarla, resulta más conveniente seleccionar Transformar datos.
Esta opción abre el Editor de Power Query, donde podemos aplicar diferentes procesos de preparación sobre la información.
Preparar los datos en Power Query
Al establecer una conexión, Power Query crea automáticamente una serie de pasos.
Entre ellos podemos encontrar la referencia al archivo de origen, la navegación hasta la hoja seleccionada y la detección automática del tipo de datos de cada columna.
Sin embargo, siempre es conveniente revisar estos pasos.
Por ejemplo, si la primera fila contiene los nombres de los campos y Power Query la interpretó inicialmente como datos, podemos eliminar el paso correspondiente y utilizar la opción:
Usar la primera fila como encabezados
Power Query volverá entonces a identificar los tipos de datos de cada columna.
A partir de allí podemos realizar muchas otras transformaciones: filtrar columnas, modificar textos, combinar tablas, limpiar información o adaptar los datos a las necesidades del análisis.
Cada operación queda registrada dentro de Pasos aplicados, lo que permite repetir automáticamente el mismo proceso cada vez que se actualiza la consulta.
Cargar el resultado en Excel
Cuando finalizamos las transformaciones podemos utilizar:
Cerrar y cargar en...
Esta opción es especialmente útil la primera vez porque permite decidir qué queremos hacer con el resultado.
Podemos:
- cargar los datos como una tabla en una hoja existente;
- cargarlos en una hoja nueva;
- o crear solamente la conexión sin mostrar todavía los datos en una hoja.
Si decidimos cargarlos como tabla, Excel también mostrará el panel Consultas y conexiones, desde donde podremos volver a abrir la consulta en cualquier momento.
¿Qué sucede cuando modificamos los datos?
Aquí aparece uno de los conceptos más importantes.
La tabla cargada en Excel es el resultado de la consulta, pero los datos originales continúan estando en el archivo almacenado en OneDrive.
Por ejemplo, si modificamos manualmente un valor dentro de la tabla de Excel y posteriormente utilizamos:
Datos > Actualizar todo
Power Query vuelve a consultar el archivo original y recupera nuevamente ese valor.
Por eso, cuando queremos modificar realmente la información, el cambio debe realizarse en el archivo fuente de OneDrive.
Esta característica es precisamente la que permite mantener un dashboard conectado con su fuente de datos.
También podemos desvincular la tabla
Excel permite desvincular una tabla del resultado de Power Query.
Al hacerlo, la tabla queda convertida en información independiente y los cambios realizados manualmente ya no serán reemplazados al actualizar la consulta.
Es importante distinguir ambos elementos: podemos eliminar o desvincular una tabla sin necesariamente eliminar la consulta que mantiene la conexión con OneDrive.
Incluso si inicialmente decidimos crear únicamente la conexión, podemos cargar posteriormente sus datos en una hoja utilizando la opción Cargar en... desde el panel de Consultas y conexiones.
Una fuente de datos preparada para el dashboard
Conectar Power Query con OneDrive permite separar claramente dos funciones.
- Por un lado, OneDrive almacena el archivo que contiene la información de origen.
- Por otro, Power Query se encarga de conectarse, transformar y preparar esos datos para que luego puedan utilizarse en Excel, en un modelo de datos o en un dashboard.
El resultado es un proceso mucho más fácil de mantener: cuando los datos del archivo de origen cambian, podemos volver a ejecutar la consulta y recuperar la información actualizada sin repetir manualmente todo el proceso de preparación.
Cómo conectar un archivo de OneDrive con Power Query en Excel
Aprendé paso a paso cómo obtener la ruta de un archivo almacenado en OneDrive, conectarlo con Power Query desde Excel, transformar sus datos y definir cómo cargarlos. También veremos cómo funciona la actualización de la consulta y qué ocurre cuando los datos permanecen vinculados a su fuente original.
